Zoals we onder andere op Twitter beloofd hebben, bieden we graag inzicht in onze eerste stappen om van Budeco een succes te maken. Natuurlijk willen we een moderne organisatie zijn, zonder de ballast die traditionele bedrijven in de loop der jaren opbouwen. Van scratch en dan ook lean and mean. Alleen wat we echt nodig hebben, met gebruikmaking van slimme nieuwe mogelijkheden…

Voor de mail en de agenda’s waren de eisen vrij snel duidelijk. We willen altijd en overal inzicht in onze actuele mail en agenda en ook in elkaars agenda’s, via desktops, laptops en mobiele telefoons. En we willen ons geen zorgen maken over opslaglimieten en mails die te groot zijn of mailboxen die moeten worden opgeschoond. De meeste bedrijven die dit willen regelen kiezen voor een Microsoft Exchange oplossing. Afgezien van de hardware en de licenties per jaar kost dat al bijna € 1.500 dus daar wil je twee keer over nadenken.

Mail en agenda

Na enig wikken en wegen besloten we over te gaan op Google Apps. Voor € 80,- per jaar hebben we daarmee mailafhandeling op ons eigen domein, 25 Gigabyte per gebruiker opslagruimte, continue synchronisatie op desktops en mobiel, bijgewerkte en gedeelde agenda’s. En dat zonder dat we ons zelf druk hoeven maken over hardware en het beheer daarvan of van de daarop geïnstalleerde software, want Google Apps is volledige software as a service (SaaS). Zitten er ook nadelen aan? 4 weken geleden was de web-interface van Google Mail 1 dag down, maar die gebruiken we nauwelijks…de meer relevante IMAP server is nog nooit down geweest.

Website

Onze website hosten we vooralsnog bij een Nederlandse provider, maar we overwegen om over te stappen op Dreamhost. Dan dalen onze kosten naar zo’n $ 100 per jaar voor een website met alle scripting en database ondersteuning die je maar kunt bedenken, 10 Gigabyte storage en 100G dataverkeer per maand. Dat is zo’n 80% goedkoper dan welke willekeurige andere aanbieder dan ook in Nederland… Nadelen? Wij kunnen ze niet echt bedenken…

De site is gebouwd in WordPress, een open source platform om sites mee te ontwikkelen. Het is nog even zoeken naar de juiste template, maar het wordt steeds beter (suggesties blijven welkom). Als we helemaal tevreden zijn over de structuur zetten we de laatste puntjes op de vormgevings. Kosten: geen.

Goed. We hebben mail, agenda’s en een website. Ready to roll…. Klanten, prospects! We moeten mensen naar onze website krijgen!

E-zine

We gaan een maandelijkse e-zine uitsturen met interessante items over business development in het algemeen en wat Budeco doet in het bijzonder. Die gaan we naar onze relaties sturen, dus die moeten eerst weten wat we nu aan het doen zijn en dat ze een e-zine kunnen verwachten. Om te oefenen besluiten we om onze gepersonaliseerde mails te versturen met de online tool waarmee we ook onze e-zine gaan versturen: MailChimp. Met MailChimp kan je van elke e-zine real time volgen wat de open-rate is (hoeveel mensen hebben de mail gelezen), de click-rate (hoeveel mensen hebben geklikt op een van de onderwerpen uit de e-zine), en krijg je rapportages over alles wat belangrijk is om te weten. Bovendien werkt het mooi samen met social networks als Twitter en Facebook en  integreert het de resultaten daarvan ook. 30 dollar per maand, onbeperkt e-zines sturen naar maximaal 2500 mensen. Wij zitten iets boven de 1000 dus we hebben nog even te gaan.
Wil je het ook gaan gebruiken? Neem contact met ons op en we helpen je op weg.

Statistieken

Ook altijd een heel gedoe: goede informatie over het bezoek op je website. Er zijn gratis pakketjes die een hoop nadelen hebben, we gebruiken Google Analytics, maar we vullen het aan met Woopra.com. Woopra geeft heel overzichtelijk inzicht in het bezoek op www.budeco.nl. Zelfs real-time, dus direct na het versturen van onze eerste e-zine konden we live kijken uit welke delen van de wereld er naar onze website werd geklikt, want dat is natuurlijk het primaire doel van de nieuwsbrief. Goede kans dat u dit artikel leest naar aanleiding van de nieuwsbrief! Kosten: 0 euro.

Telefoon!

We hopen natuurlijk dat u nu denkt: ‘Budeco, die pakken het slim aan. Daar moet ik eens mee gaan praten’, dus we moesten nog een bedrijfstelefooncentrale hebben. Bij afwezigheid van een bedrijfspand en een full time telefoniste was dat even een uitdaging, maar we hebben (uiteraard) een virtuele oplossing gevonden: ereceptionist.nl. Als u ons belt op ons nummer 0844 305 901 krijgt u een net keuzemenu dat u helpt doorverbinden naar de Budeco collega van uw keuze. Als we even druk zijn met een klant kunt u een berichtje inspreken dat wij dan direct per sms en e-mail doorgestuurd krijgen, dus langer dan een uur hoeft u nooit op onze reactie te wachten! Kosten: normaal € 19,95 per maand, maar we hadden geluk en profiteerden van een aanbieding: € 0,- euro. Dezelfde service regelt overigens ons (heel beperkte) faxverkeer.

Volgende keer

We zijn in een goede anderhalve maand al een heel eind gekomen, maar we zijn er nog niet. Volgende keer meer over hoe we persberichten gaan versturen zonder persbestand, adverteren via AdWords, we moeten nog een oplossing vinden voor ons gezamenlijk bestandsbeheer en met het toenemen van de leads hebben we (gelukkig) nu al dringend behoefte aan een tool om onze klanten en projecten mee te overzien. We kijken naar SalesForce, maar ook naar een aantal interessante alternatieven.